In questo articolo ti voglio dare qualche consiglio per gestire al meglio gli scambi di email con il professionista di web marketing che ti farà il sito web, la SEO, una campagna pubblicitaria od altro, possono venirti utili anche per usare l’email per lavoro.
Noto spesso che il metodo con cui avvengono gli scambi di posta elettronica portano ad uno spreco di tempo e possono allo stesso tempo creare confusione nello scambio di informazioni essenziali, per questo può diventare di difficile comprensione il dialogo via email, e di sicuro non è una buona cosa, ne per il professionista di web marketing ne per chi si rivolge a lui.
Seppur non sia pienamente attinente ad i servizi che offro, anche per migliorare la comunicazione con me dato che utilizzo molto, e preferibilmente, l’email come mezzo di comunicazione lavorativo, darti qualche consiglio riguardo un utilizzo più agevole la reputo una buona idea, ti saranno utili anche per altro sopratutto se non utilizzi ancora molto l’email per lavoro.
Le email devi convincerti che sono essenziali oltre che comode
Se utilizzi le email in modo non organizzato, non solamente per confrontarti con il professionista che gestisce la visibilità online della tua attività ma anche per altri motivi, più che problemi riguardanti l’organizzazione od il non saper come fare, molto probabilmente la posta elettronica non la utilizzi come mezzo lavorativo essenziale.
Seppur stia generalizzando molto, quanto appena detto non è un’ipotesi campata per aria, lo dico perché è quello che vedo spesso, sopratutto in persone/attività che non hanno mai avuto una minima presenza online, quindi che usano internet per passatempo e non per business, ma lo noto anche in chi chi è abituato a fare business “vecchio stampo”.
La tecnologia, comprese le email, al giorno d’oggi sono essenziali per dialogare con clienti e fornitori, sono comode e fanno risparmiare tempo e denaro che sarebbero sprecati inutilmente.
Prendere consapevolezza dell’utilità delle email per lavoro è la prima cosa che devi fare, ovviamente provandolo, così lo vedrai direttamente ed effettivamente.
Ad esempio, per cominciare a prendere consapevolezza dell’utilità delle email: al posto di andare ad un appuntamento, se non è necessario, prova a prendere accordi via email; invece di fare (o di farti fare) una telefonata prova ad accordarti via email, il contenuto della posta elettronica lo potrai annotare tutto e non ti scapperà niente, cosa che al telefono non sempre succede.
I consigli per l’utilizzo delle email per lavoro
Se non lo fai già, quando ti sarai reso/a conto che potrai organizzare tutto comunque alla perfezione anche con le email, più velocemente e più comodamente, sicuramente utilizzerai molto di più lo strumento, ed il numero di email che invierai/riceverai sarà maggiore.
Con un numero maggiore di email a tua disposizione sicuramente dovrai organizzare meglio l’inbox per non far confusione, qualche consiglio veloce, non limitato allo scambio di email con il professionista di web marketing:
- Elimina l’email che non servono ed archivia quelle importanti cercando di tenerne meno messaggi possibile in vista;
- Quanto scrivi in un email fai in modo che il contenuto sia attinente all’oggetto, in modo tale di non creare confusione, sopratutto se sono cose importanti;
- Evita di scrivere poco in tante email, piuttosto raggruppa i contenuti con lo stesso argomento in un unica email.
Ancora qualche esempio che cerca di mostrarti l’utilità effettiva dei suggerimenti appena elencati:
- Vedendo solo le email importanti e dove sono scritte le cose che dovrai fare, non dovrai perdere tempo a cercarle e/o a guardare email inutili o comunque task già fatti;
- Cercando le email tramite le funzioni di ricerca del client del dispositivo che utilizzi o del servizio web (Gmail, Hotmail, ecc.), se nei messaggi presenti in una sola email con un oggetto ben chiaro sono presenti tutte le discussioni riguardanti lo stesso non dovrai controllare altre discussioni per vedere se manca qualcosa, e risparmierai tempo;
- Come per sopra, molti messaggi email non in un’unica discussione che riguarda lo stesso argomento (un preventivo, delle implementazioni, ecc.) possono essere difficili da trovare o comunque fanno perdere tempo inutilmente a venire trovati.
Concludo l’articolo dicendo che, in esso non sono presenti tutti gli accorgimenti per una gestione ottimale delle email per lavoro, quali possono essere ad esempio le etichette, l’articolo contiene qualche consiglio principalmente per gli scambi di email con un professionista di web marketing dato che l’articolo riguarda questo argomento, spero ti siano utili e che ne farai uso.
Ti saranno utili questi semplici consigli?
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